CONDUNET: Una nueva manera de organizar su empresa

Sobre este tema, entrevistamos al Matemático Fermín Revueltas, socio de Globaltec y desarrollador de Condunet.

P: ¿Cual es la principal razón de que los servicios extendidos de Internet resulten poco conocidos?

R: En primer lugar, tenemos que la mayoría de los usuarios empresariales son expertos en sus propias áreas de negocio y no así en las áreas de comunicaciones ni en las de sistemas. La interfase usuario de estos servicios especializados de Internet no es precisamente "amigable" y carece del glamour gráfico de los "navegadores".

En segundo lugar, las herramientas de Groupware de eficacia probada en los países más industrializados han encontrado poco eco en nuestro medio. Principalmente, debido a que sostienen esquemas rígidos de poca aplicación en nuestras organizaciones y a que son herramientas de muy alto costo tanto en la asesoría como en el software. Requieren además, de costosa infraestructura. Todo ello redunda en barreras para convertirlas en herramientas efectivas.

R: Considerando que las principales barreras para la difusión de herramientas avanzadas para Internet e Intranet son tanto la facilidad de uso como los costos de implantación; Globaltec S.A. de C.V. ha diseñado un conjunto de herramientas orientadas a incrementar la productividad de la mediana empresa manteniendo un costo razonable en su implantación.

R: Sí. La época actual se caracteriza por haber traído a la mano del usuario común productos de alta tecnología. De hecho, es tan dinámica la generación de nuevos productos que el problema reside, ya no tanto en su adquisición, sino en, simplemente, saber que existen.

R: Muchísimas. Sin pretender hacer una lista exhaustiva, quisiera mencionar algunas de las que son claves para muchos procesos empresariales.

Primero: FTP (File Transfer Protocol), que permite la transferencia de archivos entre máquinas. Muchos usuarios intercambian archivos vía correo electrónico, o bien, obteniéndolos de algún sitio en Internet mediante los navegadores.

Sin embargo, generalmente, los servicios de correo electrónico tienen cuotas de transferencia limitada, lo que implica un riesgo de pérdida de archivos. Esto es natural, ya que los protocolos para manejo de correo electrónico se hicieron precisamente para manejar mensajes y no grandes transferencias de archivos.

Los navegadores no cuentan con un sistema robusto para transferencia de archivos. Por el contrario, en el caso de FTP, se trata de un protocolo diseñado para transmitir estas transferencias. Es más rápido, más seguro y eficiente. De hecho, cuando la conexión telefónica se suspende en la transferencia de correos electrónicos se pierde toda la transmisión. No así en el caso de FTP que permite reanudar la transferencia desde el último byte recibido. Sobra decir la ventaja de esto en el manejo de archivos superiores a 400 kb.

Segundo: Tenemos también los diversos comunicadores que existen para Red. Desde el intercambio de pequeños mensajes de texto en tiempo real, hasta la videoconferencia. Esto permite, entre otras cosas, reducir costos en llamadas de larga distancia, viajes, y pueden además, implementarse en las redes internas para sustituir equipos más costosos de comunicación.

Tercero: Otra herramienta muy importante, aunque no es propiamente de Internet, involucra a los empacadores de información, ya que su correcta utilización impacta directamente en el correcto desempeño de la red.

Hay muchos otros productos útiles: Para el que busca información, los servicios de Gopher y Archie; para el que busca herramientas de Groupware, tenemos desde los foros en línea, pizarrones comunes, agendas y mercadeo electrónico. La dificultad estriba en conocer estos servicios y su forma de utilización, y después, el poder mantener configuraciones coherentes y que las aplicaciones colaboren entre sí.

R: En general, resulta de un análisis más serio, aunque no por eso complicado. Pero podemos empezar realizando unas preguntas que pudieran resultar reveladoras:

¿Considera altos sus pagos de larga distancia?

¿Es elevada la utilización de fax per capita?

¿Tarda más de 15 minutos diarios en transferencia de correo electrónico?

¿Existe descoordinación de información entre distintos departamentos en localidades diferentes, distintos departamentos en la misma localidad, entre ustedes y el cliente, entre ustedes y el banco?

¿Tienen constantes actualizaciones de precio en sus catálogos?

¿Gasta mucho en catálogos?

¿Existen otras necesidades de intercambio de datos en la empresa, por ejemplo, almacén y producción?

¿Los trámites administrativos internos tardan más de un día?

Un sí a cualquiera de estas preguntas podría indicar la conveniencia de usar Condunet. Tres o más podrían indicar, incluso, que Condunet puede aumentar la rentabilidad de la empresa.

R: Antes que nada, el mantener organizado y a tiempo el flujo de información operativa de la empresa. Además, es una herramienta que ayuda, más que en la comunicación, en la coordinación y colaboración de grupos de trabajo. Parecen pocas necesidades a resolver, pero con beneficios innumerables.

R: Aún los ISPs que ofrecen los servicios más completos ofrecen, básicamente, conexión a Internet. Es decir, poder comunicarse con las computadoras del núcleo de Internet, un servicio de e-mail y páginas Web estáticas. Lo que quiero decir con esto es que siempre que usted vea la página Web, siempre será la misma. Nosotros, por nuestra parte, no le ofrecemos un servicio de conexión: Lo que ofrecemos son los servicios de una computadora dedicada dentro del núcleo mismo de Internet. Ofrecemos nuestras CiberFormas, que usted apreciará como pequeñas aplicaciones e incluso, como páginas Web, que se actualizarán reflejando su nivel de inventario o sus Cuentas por Cobrar, de acuerdo a lo que vaya ocurriendo durante el día. Partes importantes del funcionamiento operativo de su empresa serán transportadas en Condunet, manteniendo así una herramienta no sólo operativa, sino que mantiene los niveles de información ejecutiva. Como usted verá, los ISPs ni siquiera se acercan a este tipo de servicios. Nuestro producto es hecho a la medida, el de los ISPs es un negocio de volumen.

R: Varias. Una típica aplicación de correo va a requerir que el usuario solicite bajar el correo de los servidores de Internet. El correo de Condunet con sus aplicaciones auxiliares puede ser bajado en automático; a su recepción, se puede iniciar de manera automática el proceso de la información que contenga, disparando programas y procesos en la red local y notificando a los responsables internos vía correo local o, incluso, a través del radiolocalizador.

R: La seguridad es todo un tema. Para abreviar diré que tenemos tecnología propia de encripción tan segura como la de 128 bits usada en los EEUU para transacciones bancarias. En otras palabras, se requerirían más de 10 años para descifrar las claves con computadoras de alta velocidad. Por otro lado, las páginas de los servicios de Condunet que están dedicadas a la operación de una empresa no son detectadas por los buscadores. Las direcciones y dominios son adaptados caso por caso. Aún en el supuesto de que alguien llegara a estas páginas, tendría que pasar todavía las barreras de passwords y además, conocer la operación de la empresa, así como lograr pasar varios puntos de validación. Y en el remoto caso que esto sucediera, nuestros sistemas de supervisión detectarían al intruso, tomando las contramedidas necesarias.

R: Tenemos definidos cuatro pasos:

Primer paso: Diagnóstico de la operación de la empresa. Aquí lo que buscamos es detectar aquellos procesos susceptibles a mejorarse, identificando etapas claves, así como la información relevante, los actores que participan en el proceso y los eventos que este conlleva. Al tiempo que se hace esto, se valúa el costo de la operación actual para dimensionar los beneficios de Condunet en cuanto a costos. Igualmente, se cuantifican tiempos y errores para medir los beneficios en los renglones de tiempo y eficacia.

Segundo paso: Diseño de Soluciones. En este paso, los ejecutivos de Condunet presentan al cliente alternativas de automatización, con sus respectivos costeos y dimensionando sus beneficios. De aquí, se llega a un acuerdo con el cliente sobre los procesos que serán automatizados por Condunet, cuáles de ellos se utilizarán dentro de Internet y cuáles seguirán dentro de los sistemas propios de la empresa.

Tercer paso: Programación de la Solución. A la semana, se entrega al cliente un prototipo de implementación que ya lleva implícito el diseño de las CiberFormas aplicables.

En la mayoría de los casos, se invertirían dos semanas más para procesos de ajuste y acondicionamiento de la solución.

Cuarto y último paso: Implantación de Condunet. Los ejecutivos de Condunet proporcionan la capacitación para operar Condunet, se inician pruebas en paralelo y se da de alta al cliente en el Help Desk de Condunet.

R: Una CiberForma es una forma electrónica que contempla todos los pasos de un procedimiento administrativo, dando acceso a la información relevante a los actores de proceso adecuados.

Me explico. Vaya a cualquier oficina y encontrará usted que hasta en los procesos más automatizados, se tienen que llenar una serie de formularios, dependiendo el estatus de operación en el que se encuentre. Veamos el caso más conocido: Una venta. Primero se tiene que llenar una forma de pedido en la que se tienen que alimentar todos los datos del cliente y cada uno de los productos que este haya solicitado, sus números de catálogo, precios y tiempos de entrega. La orden se envía al almacén donde se genera una nueva orden de salida de inventario y una notificación al vendedor. Se expide una orden de embarque, etc., etc.. ¿Cuántas formas se llenan en una simple venta de una engrapadora? No lo sé a ciencia cierta. Depende de la empresa. Pero existiendo Condunet, su número se reducirá en un porcentaje significativo. Además, ¿cuántas veces se captura la misma información? A fin de cuentas, no todos los actores tienen acceso a toda la información relevante. No sólo eso, ¿se imagina el día en que cambien el procedimiento? Nueva impresión de formas, más los desperdicios generados por la nueva curva de aprendizaje.

Una herramienta de automatización que realmente impactara en la eficacia de todo este proceso debería de ayudar en cada uno de los pasos del procedimiento, desde el llenado del pedido por parte de los clientes, como en los puntos de almacén, embarque y producción, así como a los gerentes que ajustan y toman decisiones sobre el proceso. Evidentemente, algo tan simple como el correo electrónico no va a satisfacer estas necesidades.

La CiberForma ha sido diseñada para satisfacer estos requerimientos como un todo. Una persona al llenar una CiberForma asociada a alguno de estos procesos es guiada y supervisada en el llenado de los datos y estos son segmentados y conducidos a las personas que requieren esta información para otros puntos del proceso. A grandes rasgos, esto es lo que hace una CiberForma y, es por ello, que se le considera el núcleo conceptual de Condunet.

R: Control, eficiencia operativa, calidad de servicio, competitividad. Vivimos tiempos de cambios. De evolución. Todas aquéllas herramientas tecnológicas que nos puedan ayudar a incrementar nuestras ventajas competitivas pasarán a ser de solamente deseables a vitales. ¿No le gusta el enfoque estratégico? Pues simplemente por ahorro de costos de larga distancia, impresión de formas, papel de fax y tiempos muertos de los empleados. Estos costos, le aseguro que justifican por sí mismos la implantación de Condunet.

R: Como ya hemos comentado, el tiempo de implantación es realmente corto. Donde más se consume tiempo, es en estudiar el caso y generar las adecuaciones apropiadas. En promedio, estamos hablando de tres a seis semanas. Si por alguna razón, el proyecto fuera de mayor alcance, entonces se partiría en subproyectos que durasen menos de seis semanas con entregables bien definidos para no retrasar la operación de nuestro cliente.

R: Cada caso es distinto, pero quisiera que considerara que Condunet fue diseñado para tratar de utilizar la infraestructura disponible. El núcleo de Condunet puede correr en plataforma PC, Unix o en Mac’s. De hecho, en todas aquellas máquinas para las que existan "Navegadores" de nivel adecuado. Solamente en caso de una solicitud especial se requeriría algún equipo adicional. De manera que si se trata de implantar Condunet en una empresa medianamente automatizada, las posibilidades están a favor de que no se requieran adquisiciones de equipo. En cuanto a Software es la misma situación.

Los cargos que se cobran por Condunet son básicamente dos: el primero por la adecuación al problema particular de la empresa, el segundo por procesamiento en nuestro servidor Internet, así como los servicios de apoyo y mantenimiento. En limpio, existe un costo de entrada y una iguala mensual por servicios.

Los precios son tasados de acuerdo al proyecto. Con todo el riesgo que implica adelantar cifras, le diré que en promedio, para una empresa pequeña, nuestros clientes pagarán de $1,000 a $3,000 dólares de adecuación por proceso administrativo y alrededor de $1,000 dólares mensuales de mantenimiento y servicio. No obstante, hay quien tiene proyectos más ambiciosos y quienes los tienen realmente modestos. Por ello, me permito insistir en revisar caso a caso.

R: Los módulos de Condunet no son demandantes de recursos. Si el cliente cuenta con equipo relativamente moderno, aquél que ha sido comercializado de tres años a la fecha, lo más probable es que su equipo actual sea más que suficiente. Si, en cambio, requiriera de una migración razonable, nosotros asistimos en ella absorbiéndola dentro de la cuota de servicio mensual.

En cuanto a nuestros equipos en Internet, son actualizados periódicamente, incluyendo el software, pero esos costos no se reflejan al cliente. En síntesis: no debería conllevar ningún gasto adicional.

R: Pienso que un punto importante está en que el producto se personaliza a la empresa. Comentábamos que parte de la implantación considera estudiar las necesidades del cliente. De ello, debe resultar que el sistema no se complica artificialmente. Por supuesto, nuestro producto demanda cierta programación en Internet. Puede usted llamar a esto sofisticación. Sí lo es, pero depende desde qué orilla lo vea: para nosotros es sofisticado; para el cliente, en la otra orilla, es tan sencillo como manejar su "Navegador" o el correo electrónico.

R: ¿En qué sentido? Si se refiere a que pueda perder información en sus procesos operativos, la respuesta es que el sistema no se libera, sino hasta que son realizadas todas las pruebas de funcionalidad. Ahora bien, si se refiere a que pueda perder el costo de la inversión por no considerarlo necesario al momento previo a la implantación, la respuesta es que el pago inicial que realiza la empresa a Globaltec, no es por el sistema, sino por la revisión de sus procesos operativos. El sistema se paga contra entrega.

Pensando en voz alta, creo que un buen número de empresas en México se beneficiarían por el solo hecho de someter a revisión sus procesos. Con ello, tal vez den un primer paso en su reingeniería.

R: Al contrario, gracias a usted. Lo único que me queda es invitar a las empresas a una mayor apertura a la tecnología. Hay algunas soluciones, entre las que considero a Condunet, que no son tan complicadas y que, a su vez, el beneficio que pueden otorgarles es radical contra lo que actualmente obtienen de los métodos más tradicionales.

Estoy convencido que las empresas que hasta hoy han sobrevivido, no obstante las crisis recurrentes que se han sucedido en nuestro país, se encuentran a la altura de cualquier industria del mundo. El empresario mexicano es reconocido por su tenacidad y su ingenio. Sólo creo que nos hace falta perder el miedo al alud tecnológico que nos ha invadido en los últimos tiempos. Se lo digo de verdad, es más fácil de lo que piensan. Gracias.